Oleh: Sumardi
Manager Lini merupakan seorang manager yang mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan karyawan yang sifatnya operasional. Secara umum, tugas manager lini adalah mengawasi produksi dan tugas-tugas di tingkat operasional. Pada level praktik, manager lini seharusnya juga mampu bertindak sebagai seorang manager sumber daya manusia (SDM). Paling tidak manager lini harus mempunyai pengetahuan dasar atau umum untuk mengelola SDM. Hal ini sangat penting karena pemahaman dasar-dasar manajemen SDM akan membantu dia dalam mengelola karyawan di departemennya. Selain itu ketika terjadi permasalahan dia mampu mengidentifikasi dan memecahkan persoalan yang muncul. Dengan demikian komunikasi antara manager lini dengan manager SDM dapat terbangun dengan baik sehingga persoalan operasional tidak terganggu oleh persoalan-persoalan di sekitar manajemen SDM.
Pengetahuan dasar di bidang manajemen sumber daya manusia (MSDM) yang sebaiknya dimiliki oleh manager lini adalah mengenai kebutuhan SDM yang tepat baik dari sisi jumlah dan kompetensi, pemahaman mengenai job description, dan pemahaman mengenai penilaian kinerja. Selain itu juga pemahaman mengenai pengembangan karyawan melalui berbagai metode, pemahaman mengenai promosi, mutasi dan demosi serta pemahaman mengenai suksesi karyawan yang dibawahinya. Secara rinci akan diuraikan berikut ini.
Pertama, pemahaman mengenai kebutuhan SDM. Seorang manager lini akan lebih bagus jika mempunyai pemahaman mengenai kebutuhan SDM baik secara quantity maupun kompetensi. Pengetahuan ini penting dalam rangka memenuhi target di departemennya baik output maupun secara kualitas. Kekurangan SDM dalam dua dimensi tersebut akan sangat menggangu pencapaian target organisasi secara keseluruhan. Terkait dengan quantity maka manager lini juga mesti faham permasalahan beban kerja atau work load di departemennya. Pemahaman beban kerja akan berkaitan dengan jumlah karyawan atau pegawai yang akan melakukan tugas-tugas departemen tersebut. Oleh karena itu pemahaman mengenai job description untuk masing-masing jabatan di departemennya juga harus dikuasainya, agar tugas dapat terselesaikan semuanya. Dengan kata lain tidak satupun pegawai yang tidak faham mengenai ruang lingkup tugasnya dan tidak ada satupun pekerjaan yang tertinggal karena tidak ada karyawan yang mengerjakannya.
Kedua, pemahaman mengenai kinerja juga menjadi faktor penting yang harus dikuasai oleh seorang manager lini dalam sebuah organisasi. Pemahaman ini menyangkut kesepakatan rencana kinerja atau performance agreement, penilaian capaian kinerja, reviu kinerja, dialog kinerja dan feed back capaian kinerja. Langkah sangat penting dalam rangka memastikan siapa melakukan apa dan dinilai atas apanya. Jangan sampai salah dalam memberikan target kinerja baik kesalahan terlalu rendah atau terlalu tinggi dalam memberikan target kinerja terhadap masing-masing pegawai. Kesalahan lain adalah menyangkut indikator kinerja yang tidak tepat yang ditargetkan kepada seorang pegawai. Target kinerja yang proporsional akan membawa dampak iklim organisasi yang sehat. Demikian sebaliknya pemberian target kinerja yang terlalu berat justru akan membuat pegawai dalam tekanan yang tinggi atau stress sehingga tidak produktif bagi departemen tersebut. Terhadap pegawai yang dapat mencapai kinerja unggul maka harus diperhatikan karir di masa depannya. Sebaliknya bagi karyawan yang capaian kinerja tidak bagus perlu dicari akar permasalahannya barangkali karena masalah kompetensi, masalah perilaku atau permasalahan lainnya. Seorang manager lini harus faham mengenai seluk-beluk kinerja pegawai di departemennya.
Ketiga, permasalahan pengembangan pegawai. Seorang manager lini seharusnya memahami kinerja masing-masing pegawai di departemennya. Bagi pegawai yang kinerjanya di bawah target mungkin saja kompetensinya sudah cukup namun terdapat faktor lain yang mempengaruhinya atau mungkin justru karena permasalahan kompetensi. Oleh karena itu permasalahan pengembangan pegawai sebaiknya difahami oleh seorang manager lini. Langkah pengembangan yang dapat dilakukan misalnya melalui pelatihan, pemagangan atau simulasi kerja dan metode lainnya. Demikian halnya bagi pegawai yang capaian kinerjanya bagus harus dikembangkan untuk mengemban tugas yang lebih tinggi level-nya agar mereka merasakan tantangan yang lebih di pekerjaan berikutnya. Kalau tidak dikelola dengan baik maka akan terjadi kebosanan yang justru merugikan departemen tersebut.
Keempat, permasalahan promosi dan rotasi pegawai. Seorang manager lini sudah seharusnya juga memahami kapan pegawai di departemennya layak untuk dipromosikan untuk job yang lebih tinggi. Karir yang tidak jelas akan mengakibatkan pegawai mulai melirik ke organisasi lain yang mempunyai pola karir yang lebih jelas dan lebih menjanjikan bagi pegawai. Selain itu kapan pegawai di departemennya perlu dimutasi atau dirotasi agar tidak menimbulkan kebosanan dalam bekerja. Tour of duty menjadi hal penting dalam rangka menambah pengalaman dan kompetensi namun juga sangat penting untuk menghindari kebosanan dalam bekerja di satu tempat dengan rutinitas yang tinggi. Bagaimanapun SDM adalah manusia biasa yang membutuhkan suasana yang lain dalam bekerja serta berbagai tantangan dan pengalaman baru.
Kelima, permasalahan kapan saat yang tepat dalam memberikan reward mengenakan hukuman atau punishment. Seorang manager lini mesti memahami dan mampu mengimplementasikan hal ini agar suasana bekerja di departemen tersebut kondusif. Tidak adanya reward terhadap pegawai akan mengakibatkan tidak adanya motivasi untuk bekerja lebih giat atau nihilnya keinginan untuk berprestasi. Demikian halnya ketika terdapat kesalahan atau pelanggaran pegawai namun tidak diambil langkah hukuman atau tindakan maka akan menjadi preseden buruk bagi departemen tersebut. Wibawa pimpinan akan merosot dan atmosfer kerja tidak akan kondusif manakala sebuah departemen tidak mampu menjalankan mekanisme pemberian reward dan punishment secara adil dan proporsional.
Lima hal di atas menurut pendapat penulis merupakan pemahaman dasar minimal di bidang SDM yang seharusnya juga dimiliki oleh seorang manager lini. Kemampuan mengartikulasikan pemahaman manajemen SDM dalam praktik sehari-hari dalam bidang tugas teknis dan operasional seorang manager lini akan sangat membantu bidang tugas manager SDM sebuah organisasi. Manager lini merupakan user yang seharusnya lebih tahu kebutuhan SDM bagi departemennya. Dalam kondisi demikian maka manager SDM lebih bertindak untuk memfasilitasi dan membantu dicukupinya kebutuhan dari manager lini. Ketepatan antara kebutuhan manager lini dengan resources yang disediakan oleh manager SDM akan membantu tercapainya target-target sebuah organisasi secara keseluruhan. Dengan demikian sinergitas ini mempermudah tercapainya visi sebuah organisasi.
Matraman, 19 Juli 2021
Penulis: Praktisi Manajemen SDM Aparatur