Oleh: Sumardi
Pengelolaan sumber daya manusia di sektor pemerintahan pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan di sektor swasta. Obyek yang dikelolapun sama yaitu manusia, namun yang berbeda adalah pendekatan (model) serta implementasinya di lapangan. Dalam siklus pengelolaan sumber daya manusia peningkatan kapabilitas pegawai atau capacity development dan pengukuran kinerja merupakan dua hal penting yang tidak dapat ditinggalkan oleh setiap organisasi manapun jika menginginkan untuk tetap eksis dalam persaingan.
Hal ini nampaknya senada sebagaimana dikemukakan oleh Jack Welch mantan Chief Executive Officer General Electric bahwa kemampuan suatu organisasi untuk mengadopsi perkembangan pengetahuan di sekitarnya dan mengimplementasikan dengan cepat merupakan suatu keunggulan kompetitif terbaik. Namun demikian dalam pelaksanaan di berbagai unit kerja pemerintahan hal tersebut nampak belum disadari sepenuhnya oleh pimpinan di semua level dalam suatu unit organisasi. Hal ini dapat saja terjadi karena beban kerja rutin yang berlebihan atau overload sehingga pimpinan di level bawah dan menengah sehingga tidak mempunyai waktu cukup untuk menganalisis masalah yang menyebabkan terjadinya penurunan kinerja pegawai di bawahnya. Dalam kondisi tertentu pimpinan seringkali mengambil jalan pintas dalam menyikapi penurunan kinerja pegawai dengan cara memberikan atau menyerahkan penugasan kepada pegawai lainnya yang dianggap lebih mempunyai kemampuan dalam menyelesaikan pekerjaan. Cara demikian secara jangka pendek dapat menyelesaikan masalah, namun sebenanrnya secara jangka panjang dapat menimbulkan masalah tersendiri yang sewaktu-waktu dapat timbul di permukaan.
Deep Survey
Peningkatan kapasitas sumber daya manusia dalam suatu organisasi sebenarnya dilakukan untuk mengisi gap yang terjadi karena perbedaan antara kinerja saat ini atau current performance dibandingkan dengan kinerja yang diharapkan oleh organisasi atau desired performance. Namun demikian sesungguhnya penurunan kinerja yang didekati dengan solusi tindakan peningkatan kapasitas pegawai atau capacity development hanya tepat jika permasalahanya adalah karena masalah kompetensi dan motivasi. Oleh karena itu survei mendalam atau deep survey harus dilakukan oleh suatu unit organisasi manakala terjadi penurunan kinerja pegawai atau terjadi praktik penumpukan tugas pada sebagian kecil pegawai. Melalui survei tersebut diharapkan akan diperoleh jawaban penyebab terjadinya penurunan kinerja pegawai.
Menurut GML Performance (2013), berdasarkan survei terhadap penurunan kinerja pegawai akan diperoleh minimal empat tingkat masalah keterkaitan yaitu masalah tersebut menyangkut seluruh unit organisasi, menyangkut dua atau lebih bidang/bagian dalam suatu organisasi, terkait dengan satu bagian/bidang tertentu saja, ataupun masalah tersebut hanya terkait dengan satu atau beberapa pegawai saja. Masing-masing hasil survei tersebut akan sangat menentukan tindakan intervensi untuk pemecahan masalah yang terjadi. Disamping itu berdasarkan survei masalah penurunan kinerja dapat diperoleh minimal tiga penyebab yaitu kurangnya kompetensi, kurangnya motivasi, dan kurangnya sumber daya manusia. Kurangnya kompetensi berarti pegawai tidak memahami bagaimana harus menyelesaikan suatu penugasan, sedangkan kurangnya motivasi berarti dia memahami penugasan namun pegawai yang bersangkutan tidak ingin melakukan melaksanakan pekerjaan tersebut secara optimal. Adapun kurangnya sumber daya manusia berarti organisasi tidak memiliki pegawai yang jumlahnya cukup untuk menyelesaikan suatu penugasan. Masalah yang muncul sehubungan dengan kurangnya kompetensi misalnya gaya kepemimpinan yang tidak tepat, kelemahan dalam menyusun rencana dan mengorganisasi, kesalahan dalam pendelegasian wewenang, kelemahan dalam menganalisis dan memecahkan masalah serta kemampuan berkomunikasi. Beberapa masalah tersebut jika tidak segera mendapatkan tindakan pengembangan yang tepat akan menyebabkan penurunan kinerja pegawai. Sedangkan masalah yang muncul sehubungan dengan kurangnya motivasi misalnya pegawai merasa kurang dihargai, konflik dengan rekan dalam satu tim atau atasan langsungnya, serta kurangnya dukungan dari atasan juga dapat menyebabkan kinerja pegawai semakin menurun.
Model Capacity Development
Jika permasalahan kinerja disebabkan oleh dua hal pertama yaitu masalah kompetensi dan motivasi maka intervensi yang harus dilakukan oleh organisasi adalah melalui peningkatan kapasitas pegawai. Namun demikian intervensi tersebut juga harus tepat atau sesuai dengan model capacity development agar dapat menjawab permasalahan penurunan kinerja yang dihadapi oleh pegawai. Terdapat beberapa model pengembangan kapasitas pegawai yaitu pertama, pendidikan dan pelatihan (diklat) dan atau pelatihan di kantor sendiri. Jenis intervensi ini tepat jika penurunan kinerja pegawai disebabkan oleh ketidakfahaman mengenai suatu topik atau dikeluarkannya ketentuan atau metode baru yang mengharuskan pegawai untuk mengetahuinya. Misalnya diterbitkannya ketentuan baru mengenai pengadaan barang dan jasa di lingkungan pemerintah atau dikeluarkannya pedoman mengenai standar akuntansi pemerintah yang baru.
Kedua, rotasi atau mutasi. Jenis intervensi ini tepat jika penurunan kinerja pegawai disebabkan oleh kebosanan terhadap penugasan tertentu sehubungan dengan lamanya pegawai bertugas dalam suatu bidang/bagian. Tindakan rotasi atau mutasi intern pada dasarnya sangat bagus dalam rangka memperluas pengalaman, pengetahuan dan wawasan pegawai. Namun demikian yang harus diperhatikan adalah perlunya menyeimbangkan antara kebutuhan pegawai untuk penyegaran atas tugas-tugasnya dengan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Ketiga, pementoran atau mentoringship. Jenis intervensi ini tepat dilakukan terhadap pegawai yang baru dipindahkan ke suatu bidang tertentu namun tidak kunjung memperlihatkan kinerja yang bagus. Hal tersebut dapat disebabkan karena lambatnya pegawai yang bersangkutan untuk beradaptasi dengan lingkungan baru atau penugasan di bidang yang baru tersebut karakteristik penugasannya memang lebih rumit dibandingkan bidang penugasan sebelumnya. Pegawai yang bermasalah dengan kinerja tersebut sebaiknya dilakukan pendampingan dalam bentuk mentoringship oleh pegawai yang lebih senior atau atau yang lebih ahli dari yang bersangkutan. Tindakan intervensi ini diharapkan secara bertahap akan mengembalilkan capaian kinerja pegawai sebagaimana diharapkan oleh atasannya.
Keempat, counseling. Jenis intervensi ini tepat jika penurunan kinerja disebabkan oleh masalah-masalah pribadi yang dialami oleh pegawai. Permasalahan pribadi tersebut dapat berasal dari keluarga pegawai yang bersangkutan atau permasalahan dengan rekan atau atasan langsungnya di kantor. Tindakan counseling secara prinsip dilakukan oleh counselor untuk membantu pegawai dalam memandu memecahkan masalahnya. Semakin cepat terurai masalah yang dihadapinya akan semakin memicu pegawai yang bersangkutan untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya dan nanti akan berujung pada peningkatan kinerja pegawai.
Kelima, studi literatur. Jenis intervensi ini tepat jika penurunan kinerja pegawai disebabkan oleh belum difahaminya suatu topik penugasan tertentu namun pegawai tersebut mempunyai karakter yang kuat sebagai pribadi yang introvert. Jika pegawai dengan karakter ini didekati dengan model diklat yang melibatkan banyak orang maka tingkat keberhasilannya tidak maksimal. Dalam model pengembangan kapasitas tersebut pegawai diberikan penugasan untuk membaca dan memahami sejumlah literatur tertentu dan selanjutnya yang bersangkutan diminta untuk membuat simpulan untuk disampaikan kepada atasannya.
Simpulan
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan kapasitas pegawai mempunyai kaitan erat dengan kinerja. Penurunan kinerja pegawai dalam melaksanakan penugasan harus dianalisis secara mendalam oleh suatu organisasi untuk mengetahui penyebabnya. Dengan diketahuinya penyebab penurunan kinerja pegawai maka dapat dilakukan intervensi tindakan yang tepat untuk memecahkan masalah penurunan kinerja pegawai. Tindakan intervensi dalam program capacity development tidak hanya berupa diklat atau pelatihan kantor sendiri namun masih terdapat jenis tindakan lain yang pemilihannya didasarkan pada akar atau penyebab masalah penurunan kinerja pegawai.
Penulis: PNS di Komisi ASN