Oleh: Sumardi
Kita semua faham bahwa budaya oganisasi merupakan salah satu elemen penting untuk meningkatkan efektifitas dan kinerja sebuah organisasi selain strategi, struktur organisasi, sistem, dan pegawai atau people. Budaya organisasi sampai saat ini masih diyakini sebagai hal yang sangat penting yang mendasari seluruh anggota institusi untuk berperilaku, bertindak dan melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan suatu organisasi. Oleh karena budaya organisasi tidak hanya sekedar pelengkap, namun sudah semestinya dimiliki oleh suatu organisasi sebagai jatidiri yang memberikan arah bagi tercapainya visi suatu instansi. Secara umum dapat dikatakan bahwa instansi yang mempunyai karakter budaya organisasi yang kuat akan tercermin dalam tindakan dan perilaku seluruh anggota organisasi.
Selanjutnya, bagaimana dengan implementasi budaya organisasi di instansi pemerintah? Umumnya budaya organisasi di instansi pemerintah saat ini masih sebatas pada slogan dan motto yang tertulis di buku agenda, banner dan tag line. Dengan kata lain budaya organisasi belum benar-benar bersemayam di hati setiap pegawai untuk selanjutnya dihayati, diamalkan dalam tindakan sehari-hari. Dengan kata lain banyak instansi pemerintah baru sebatas mempunyai norma belum menjadi values dan culture. Tidak mengherankan jika program dan kegiatan yang dilakukan masih menitikberatkan pada program-program yang Orgmenyerap anggaran dalam jumlah besar. Tentu saja kegiatan tersebut tidak salah jika tujuannya adalah dalam rangka membentuk budaya kebersamaan atau teamwork. Kenyataannya bahwa elemen budaya organisasi di sebuah instansi umumnya lebih dari satu elemen atau tidak hanya teamwork semata. Oleh karena itu program atau kegiatan yang dilakukan oleh sebuah instansi dalam jangka waktu tertentu pelaksanaannya harus segera dievaluasi efektifitasnya. Jika terjadi deviasi antara budaya yang dianut oleh sebuah instansi dengan kegiatan yang dilakukan maka harus segera dikembalikan ke tujuan awalnya. Dengan kata lain korelasi antara budaya organisasi yang ingin atau akan dianut dengan kegiatan yang akan dilakukan merupakan hal penting yang harus diperhatikan.
Sebagai bahan perbandingan sekaligus pembelajaran kita dapat melihat bagaimana internalisasi budaya organisasi yag dilakukan di beberapa perusahaan baik Badan Usaha Milik Negara (BUMN) maupun swasta. Sebagai contoh sebuah BUMN yang bergerak di bidang telekomunikasi mempunyai budaya organisasi yang dikenal dengan 5 C yaitu singkatan dari Commitment to Longterm, Customer First, Caring Meritocracy, Co-creation of Win-Win Partnership, dan Collaborative Innovation. Budaya organisasi atau tepatnya corporate culture di BUMN tersebut benar-benar diinternalisasikan secara tepat sehingga menjadi values yang akhirnya menjadi bagian dari tugas setiap karyawan dalam memberikan pelayanan kepada para pelanggan. Salah satu langkah penting yang diambil fihak manajemen untuk mendukung implementasi lima nilai budaya tersebut adalah dengan memasukkannya sebagai salah satu komponen dalam performance appraisal setiap individu atau pegawai. Penilaian kompetensi atas implementasi corporate culture tersebut dilaksanakan setiap tahun dengan model penilaian multirater 360 derajat oleh asesor yang terdiri dari atasan karyawan yang bersangkutan, bawahan, rekan kerja dan pegawai itu sendiri. Hasil penilaian kompetensi tersebut akhirnya menjadi bagian dari Nilai Kinerja Individu (NKI) yang berkorelasi dengan pemberian bonus di akhir tahun. Secara keseluruhan langkah yang diambil oleh manajemen terkait dengan implementasi budaya perusahaan itu, terbukti efektif dalam mendongkrak capaian kinerja BUMN tersebut.
Hal yang hampir sama juga dilakukan oleh anak perusahaan BUMN yang bergerak di bidang perbankan syariah dengan budayanya yang dikenal dengan ETHIC, singkatan dari Excellence, Teamwork, Humanity, Integrity, dan Customer Focus. Budaya perusahaan tersebut selanjutnya diterjemahkan dalam perilaku utama yang dijadikan sebagai pedoman dalam bertugas. Budaya perusahaan tersebut disepakati bersama, difahami, dihayati, dan diimplementasikan secara konsisten baik individu pegawai, tim, dan seluruh anggota organisasi tidak terkecuali manajemen perusahaan. Pembelajaran penting dari budaya perusahaan perbankan tersebut adalah adanya definisi yang jelas dan tersedianya panduan contoh berperilaku sesuai dengan budaya perusahaan yang ditetapkan sebelumnya. Adanya kejelasan dan contoh tersebut memudahkan bagi seluruh lapisan pegawai untuk berperilaku yang akhirnya memberikan kontribusi positif dalam capaian kinerja perusahaan. Hal tersebut juga tidak jauh berbeda dengan capaian kinerja Standard Chartered Bank yang salah satunya dipengaruhi oleh faktor budaya perusahaan yang selama ini dianut dan tentu saja diimplementasikan dengan benar. Bank yang usahanya dalam skala global tersebut mempunyai budaya Courageous, Responsive, International, Creative, dan Trustworthy. Lima nilai dasar tersebut merupakan pedoman untuk bersikap, berperilaku, dan berinteraksi dengan para customer. Oleh karena itu tidak mengherankan perusahaan tersebut sampai dengan saat ini masih mendapatkan kepercayaan dari masyarakat dalam menjalankan bisnisnya.
Membangun Budaya Organisasi Instansi Pemerintah
Membangun budaya organisasi dan menjadikannya sebagai real values bagi seluruh anggota instansi pemerintah bukan hal yang mudah dan tentu saja memerlukan waktu yang relatif lama. Namun, dengan mengetahui strategi yang tepat dalam membangun budaya organisasi akan memudahkan bagi manajemen dalam mengubah norma menjadi sebuah culture yang ditaati dan dilaksanakan oleh semua pegawai dalam suatu organisasi. Bagi instansi yang sudah merumuskan budaya organisasi namun implementasinya masih jauh dari harapan, maka Raymond S, 2012 menyarankan beberapa langkah aksi. Pertama, tahap awareness yaitu melakukan internalisasi dan mengingatkan kembali budaya organisasi yang dianut melalui spanduk, running text di loby kantor, tag line, banner dan di berbagai ruang kantor serta public space yang mudah dibaca atau diketahui oleh segenap anggota organisasi.
Kedua, tahap knowledge yaitu dilakukan internalisasi budaya organisasi secara intensif melalui pendidikan serta pelatihan di kelas-kelas yang diikuti oleh semua pegawai. Tentu saja materi diklat budaya organisasi harus dikemas sedemikian rupa sehingga menarik minat para peserta. Elemen budaya organisasi harus didefinisikan secara jelas dan tepat. Perilaku apa saja yang dituntut sekaligus yang mencerminkan budaya organisasi tersebut harus diberikan contohnya dalam bentuk permainan atau studi kasus. Melalui langkah ini diharapkan dapat membangun pemahaman dan kesadaran bagi seluruh anggota institusi mengenai budaya organisasi di instansinya.
Ketiga, tahap behaviour yaitu melakukan intervensi melalui sistem, prosedur dan kebijakan yang harus ditaati oleh seluruh anggota organisasi. Dengan pemaksaan untuk melakukan suatu tindakan, maka dalam jangka waktu tertentu akan menjadi suatu kebiasaan dan akhirnya terbentuk suatu budaya. Contoh jika suatu instansi menjadikan disiplin sebagai salah satu elemen budaya dalam suatu organisasi, maka kebijakan melakukan pemindaian melalui finger print bagi seluruh pegawai merupakan kebijakan tepat untuk membangun tumbuhnya budaya tersebut. Demikian halnya jika suatu instansi pemerintah menjadikan integritas sebagai salah satu elemen budaya organisasi, maka instansi tersebut harus mempunyai ketentuan dan kode etik mengenai integritas. Tentu saja ketentuan tersebut juga harus diimplementasikan secara bertanggungjawab dan fair bagi seluruh anggota organisasi. Hal terpenting adalah perlunya consistency dan fairness dalam menerapkan suatu kebijakan, sistem dan prosedur dalam kehidupan organisasi. Tanpa dua hal tersebut maka harapan menjadikan suatu norma berubah menjadi budaya organisasi pasti tidak akan pernah terwujud.
Evaluasi
Seiring dengan bergulirnya waktu instansi pemerintah dalam meraih visinya maka harus dilakukan evaluasi terhadap pelaksanaan internalisasi budaya organisasi, untuk memastikan bahwa budaya organisasi benar-benar menjadi real values yang diyakini dan diamalkan oleh seluruh anggota organisasi. Jika evaluasi tidak dilakukan maka instansi tidak akan pernah mengetahui deviasi yang terjadi antara budaya yang diharapkan dengan kegiatan atau program yang dilakukan oleh organisasi. Tiga hal penting yang seharusnya diketahui dalam evaluasi terhadap implementasi budaya organisasi adalah seberapa dalam atau deepthness isi budaya telah dinternalisasikan oleh setiap pegawai. Kemudian seberapa luas atau magnitude pegawai yang menerima dan mempraktekkan isi budaya tersebut. Ketiga, apakah budaya yang muncul bersifat positif atau negatif bagi kinerja organisasi. Secara singkat dapat dikatakan bahwa implementasi budaya organisasi yang baik adalah yang diinternalisasikan secara mendalam (vertikal) oleh sebagian besar pegawai (horizontal) dan memberikan arahan yang positip bagi tercapainya kinerja organisasi.
Penulis: PNS di Komisi ASN