Oleh: Sumardi
Analisis beban kerja (ABK) dan analis jabatan atau anjab di lingkungan instansi pemerintah baik pusat dan daerah baru beberapa tahun belakangan ini dilakukan secara masif. Dua kegiatan penting dalam manajemen sumber daya manusia itu dilakukan untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai yang diperlukan pada masing-masing jabatan pada sebuah instansi pemerintah. Pada gilirannya nanti output tersebut sangat penting sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen pegawai.
Pada zaman sebelum orde reformasi, pada tahap rekruitmen PNS kurang bahkan hampir tidak memperhatikan hasil analisis beban kerja dan analisis jabatan. Sebagai buktinya adalah perbandingan yang tidak proporsional antara jumlah pegawai administrasi (pegawai pendukung) dengan pegawai substansi atau yang mengerjakan tugas-tugas teknis. Dampak dari permasalahan ini adalah tugas-tugas yang sifatnya substansi tidak dikerjakan dan tidak diselesaikan secara optimal.
Sisa-sisa permasalahan tersebut sampai dengan saat ini masih dapat dirasakan walaupun sudah jauh berkurang. Beberapa PNS terlihat tidak memahami dengan baik tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab atas jabatan yang diembannya. Oleh karena itu tidak aneh jika dalam kondisi tertentu sedikit pegawai terasa cukup untuk mengerjakan semua pekerjaan di unit sebuah kantor namun sebaliknya banyak pegawai rasanya malah justru kurang. Hal ini berarti terdapat beberapa PNS yang hanya membonceng capaian kinerja teman atau rekan kerja lainnya. Jumlah yang besar seringkali justru tidak efektif dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan atau penugasan.
Kalau dikupas secara rinci permasalahan tersebut di atas disebabkan pertama, ketidakmampuan pimpinan pada sebuah instansi pemerintah dalam menterjemahkan mandat dari sebuah Undang-Undang menjadi tugas pokok dan fungsi secara rinci dalam tugas sehari-hari. Kedua, ketidakmampuan para pejabat di level struktural dalam mengidentifikasi tugas dan fungsi instansi, menganalisis tugas, dan memetakan tugas-tugas sebuah instansi. Ketiga ketidakmampuan atau keengganan seorang pimpinan dalam mendistribusikan tugas atau pekerjaan secara proporsional kepada para pegawai yang dibawahinya. Keempat, kegagalan pimpinan dalam melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap staf yang dibawahinya. Kelima, adanya moral hazard dari seorang pimpinan untuk memberikan privilege kepada pihak-pihak tertentu yang “disukainya” sehingga para pihak tersebut dapat menerima keuntungan dari kebijakan yang diambil seorang atasan. Keenam, pimpinan tidak mau repot dengan comfort zone yang selama ini dinikmatinya bahkan sangat mungkin mendapatkan benefit atas kebijakan yang diambilnya.
Dampak dari itu praktik tersebut adalah tidak adanya keseimbangan atau proporsi antara jumlah pegawai dengan jumlah beban kerja. Lebih jauh lagi kondisi ini dapat berimbas kepada disparitas budget antar unit. Disinilah pentingnya pimpinan di level struktural yang mampu mengambil kebijakan dan tindakan yang didasari oleh praktik terbaik dalam tata kelola sumber daya manusia dan didasari oleh teori yang selama ini telah dikemukakan oleh para ahli di bidang MSDM. Praktik terbaik tersebut meliputi pertama, pembagian tugas secara proporsional baik beban kerja, jumlah pegawai dan budget. Kedua, tidak ada satupun tugas yang terlewatkan dengan alasan kurangnya pegawai padahal pada sisi lain terdapat pegawai lainnya yang beban kerjanya relative sedikit. Ketiga, perlunya pemetaan tugas dan fungsi secara rinci sehingga fungsi dan tugas organisasi dapat dijabarkan dan direalisasikan semua dalam tugas sehari-hari. Keempat, perlunya continous learning atau pembelajaran berkelanjutan bagi setiap PNS untuk bersedia belajar bidang yang lain sehingga memudahkan penyiapan kompetensi ketika dilakukan rotasi. Jika hal tersebut dapat diimplementasikan dalam sebuah unit organisasi pemerintah maka anekdot dan sindiran bahwa “sedikit pegawai cukup, banyak pegawai masih kurang” akan hilang seiring dengan perbaikan yang dilakukan oleh para pimpinan sebuah organisasi.
Matraman, 22 Juli 2021
Penulis: Praktisi Manajemen SDM Aparatur