Tanpa kehadiran Arsiparis maupun pengelola Arsip, bagaimana nasib akhir arsip-arsip dinamis di kantor. Sudah barang tentu kacau balau, ada Arsiparis saja masih banyak pembenahan, apalagi tanpa Arsiparis?.
Sudah dipastikan arsip-arsip usang itu mangkrak dan ujung-ujungnya terbuang, tanpa melalui proses identifikasi, pemilahan, klasifikasi hingga penilaian untuk usul musnah. Tidak melulu urusan kedisiplinan pegawai, tanpa sentuhan tangan arsiparis maupun pengelola arsip perkantoran, kertas-kertas tadi hanyalah tumpukan sampah.
Sebab arsip-arsip usang tadi atau istilah ilmu dasar kearsipan dikenal Arsip Inaktif, akan kacau dimakan rayap.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2019 Tentang Kearsipan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat,
Arsip substantif itu sendiri merupakan arsip pokok yang mencerminkan tugas dan fungsi utama instansi.
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Sedangkan kearsipan merupakan kegiataan yang berkenaan dengan arsip itu sendiri. Demikian tulis Undang-Undang Nomor 43 tahun 2019 Tentang Kearsipan.
Apabila arsip tersebut terawat dengan baik, terawat kondisinya, sudah barang tentu arsip-arsip inaktif tadi terlihat awet, terhindar dari aroma apek dan rapuh dimangsa rayap.
Kesabaran seorang Arsiparis mengelola onggokan kertas usang dari masa ke masa itu sudah sepatutnya menjadi perhatian serius dari pimpinan, termasuk memperhatikan kebutuhan sarana dan prasarananya.
Bayangkan saja tumpukan kertas-kertas tak beraturan itu, perlahan namun pasti, tertata rapih, setelah melalui proses yang panjang sebelum diusul musnah.
Untuk menentukan nasib akhir arsip dibutuhkan waktu tidak sedikit. Bermula dari pemilahan arsip, dilanjutkan mendata lembaran arsip yang berserak tersebut ditata sesuai klasifikasi, umur dan nasib akhir arsip.
Bayangkan saja tumpukan kertas-kertas tak beraturan itu, perlahan namun pasti, tertata rapih dalam boks yang berjajar apik dirak