Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor 10 Tahun 2023 tentang pedoman tata naskah dinas mengatur tentang aturan dan pedoman dalam penyusunan naskah dinas di lingkungan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Isinya mencakup berbagai aspek seperti format, struktur, dan bahasa yang digunakan dalam naskah dinas untuk memastikan konsistensi dan profesionalitas dalam komunikasi resmi di dalam instansi tersebut.
DASAR HUKUM
- Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Kearsipan
- Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor 10 Tahun 2023 tentang pedoman Tata Naskah Dinas
- Peraturan Menteri LHK Nomor 44 tahun 2016 tentang Pedoman Tata Kearsipan KLHK
Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Sistematika Tata Naskah Dinas
Instruksi, Surat Edaran, Keputusan. Surat Tugas, Nota Dinas, Memorandum ,Undangan Internal, Surat Dinas, Perjanjian Dalam Negeri
Surat Kuasa.
Berita Acara, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Pengumuman, Surat Izin, Surat Panggilan, Surat Pernyataan, Laporan Telaah Staf, Piagam. Sertifikat.
Jenis Susuanan dan Bentuk Naskah
Jenis Naskah Dinas terdiri atas, Naskah Dinas arahan; Naskah Dinas korespondensi; dan Naskah Dinas khusus. Untuk lebih jelasnya mengenai jenis-jenis naskah dinas dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Jenis-jenis Naskah Dinas
| No | Jenis naskah dinas | Terdiri |
| 1 | Naskah dinas Arahan | Naskah Dinas pengaturan; Naskah Dinas penetapan; danNaskah Dinas penugasan. |
| 2 | Naskah dinas Korespondensi | Naskah Dinas korespondensi internal, terdiri;Nota dinas; Memorandum; Disposisi; dan Surat undangan internal. Naskah Dinas korespondensi eksternal. |
| 3 | Naskah dinas Pengaturan | Peraturan perundang-undangan; Instruksi; Surat edaran; danStandar operasional pemerintahan. |
| 4 | Naskah dinas Khusus | Surat perjanjian; Surat kuasa; Berita acara; Surat keterangan; Surat pengantar; Pengumuman; Surat izin; Surat panggilan; Surat pernyataan; Laporan; Telaah staf; Piagam penghargaan; dan Sertifikat |
| 5 | Naskah Dinas Elektronik | Naskah Dinas Elekronik |
Pengaturan terhadap jenis dan bentuk naskah dinas ini untuk memberikan nilai karakteristik dari setiap naskah dinas yang tercipta di KLHK. Dengan pedoman ini KLHK bisa melihat keaslian sebuah naskah dinas yang diciptakan oleh KLHK. Selain itu pedoman ini juga bertujuan untuk memastikan bahwa komunikasi di lingkungan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dilakukan dengan efektif dan efisien sesuai dengan standar yang ditetapkan. Khusus Kategori klasifikasi keamanan menggunakan kode meliputi: B untuk biasa; atau R untuk rahasia.
Kode Jenis Naskah Dinas
| Nomor | Jenis Naskah Dinas | Kode |
| 1 | SURAT TUGAS | ST |
| 2 | NOTA DINAS | ND |
| 3 | MEMORANDUM | M |
| 4 | SURAT UNDANGAN INTERNAL | UN |
| 5 | SURAT DINAS | S |
| 6 | SURAT PERJANJIAN/SURAT PERJANJIAN KERJASAMA | PK |
| 7 | SURAT KUASA | KS |
| 8 | BERITA ACARA | BA |
| 9 | SURAT KETERANGAN | KT |
| 10 | SURAT PENGANTAR | SP |
| 11 | PENGUMUMAN | PG |
| 12 | SURAT IZIN | SI |
| 13 | SURAT PANGGILAN | SG |
| 14 | SURAT PERNYATAAN | SM |
| 15 | LAPORAN | LP |
| 16 | PIAGAM | PI |
| 17 | SERTIFIKAT | SF |
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat 4 pilar Kearsipan, yakni:
- Tata Naskah Dinas,
- Jadwal retensi arsip (JRA),
- Klasifikasi Arsip
- Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
Penjelasan Singkatnya:
- Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
- Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
- Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
- Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.