Oleh: Sumardi
Knowledge Management merupakan sebuah proses untuk mewujudkan, membagi, menggunakan dan mengelola pengetahuan dan informasi dalam sebuah organisasi. Pengetahuan dan informasi seharusnya dikelola dengan sebaik-baiknya agar personil dalam organisasi dapat bekerja secara efisien dan efektif. Tidak hanya organisasi di sektor swasta yang berorientasi pada keuntungan, organisasi di lingkungan pemerintahpun perlu mengelola pengetahuan agar tidak kehilangan momentum dalam menjalankan mandat untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Knowledge paling tidak dibagi ke dalam dua jenis yaitu Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. Tacit Knowledge merupakan pengetahuan yang terdapat di pikiran seseorang sesuai dengan pemahaman dan pengalamannya. Umumnya pengetahuan tersebut tidak terstruktur, sulit didefinisikan dan diberitahukan dengan bahasa formal kepada orang lain. Content-nya mencakup pemahaman pribadi yang belum terdokumentasi. Tacit Knowledge mempunyai beberapa karakter antara lain pengetahuan itu diperoleh dari pengalaman, tidak mudah dikomunikasikan kepada orang lain, serta pengetahuan ini dapat dibagikan lebih efektif melalui tatap muka.
Explicit Knowledgemerupakan pengetahuan yang sudah dikumpulkan ke dalam sebuah dokumen sehingga lebih mudah dipahami oleh pihak lain. Pengetahuan ini mempunyai berkarakter formal dan mudah untuk dibagikan kepada pihak lain dalam bentuk dokumentasi. Biasanya merupakan pengetahuan yang bersifat teoritis. Pengetahuan ini terdapat pada buku, pedoman, karya ilmiah, laporan, artikel dan jurnal. Untuk memperoleh explicit knowledge dilakukan tanpa harus datang langsung untuk mengajari orang tersebut. Dalam proses penerapannya, pengetahuan explicit lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau dokumen.
Organisasi perlu melakukan transformasi dari tacit knowledge menjadi explicit knowledge agar pengalaman penting yang dimiliki oleh karyawan dapat dibagikan dan dipelajari oleh karyawan lainnya untuk mendukung keberhasilan sebuah organisasi. Dengan demikian terpeliharanya pengetahuan dan informasi tersebut menjadikan organisasi tidak kehilangan pengetahuan penting dalam penyelesaian sebuah pekerjaan. Sebagaimana yang dipraktekkan di lingkungan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) sharing knowledge menjadi agenda penting yang mendapatkan prioritas. Di kalangan para auditor BPKP sharing knowledge dalam bentuk pelatihan di kantor sendiri sebagai sebuah kewajiban. Setiap pegawai BPKP yang telah selesai mengikuti pendidikan dan pelatihan teknis substansi, fungsional dan manajerial ataupun mengikuti workshop, seminar atau benchmarking diharuskan membagi pengetahuannya kepada pegawai lainnya. Bahkan selesainya auditor menjadi saksi di pengadilan kadangkala diminta membagi pengalamannya kepada auditor lainnya. Para pegawai secara bergantian menjadi peserta atau narasumber dalam sebuah sharing knowledge yang telah terjadual secara rapi.
Kegiatan sharing knowledge merupakan kegiatan yang saling menguntungkan bagi peserta maupun narasumber. Mereka terbuka kesempatan memperoleh angka kredit untuk kenaikan pangkat atau jabatan lebih tinggi. Bahkan karena pentingnya, seorang auditor yang telah terpenuhi angka kredit untuk naik pangkat/golongan, dapat saja gagal karena belum terpenuhinya angka kredit minimal dari unsur pengembangan profesi yang diperoleh melalui sharing knowledge. Dalam agenda tersebut tidak sekedar membagi pengetahuan yang diperolehnya namun juga membagi pengalaman berharga lainnya dalam menjalankan tugas sebagi auditor. Pengalaman merupakan unsur yang sangat berharga dalam bidang tugas auditor. Kasus demi kasus yang dihadapi oleh auditor selalu bervariasi dengan tingkat kompleksitas kesulitan yang berbeda-beda. Oleh karena itu pengalaman dari pegawai senior harus ditularkan kepada pegawai yang lebih muda sehingga dapat semakin memperkaya pemahaman atas suatu permasalahan.
Akhirnya penulis berpendapat bahwa organisasi di lingkungan pemerintahan baik instansi pusat maupun daerah telah tiba waktunya untuk mengimplementasikan knowledge management secara baik. Pegawai mutasi, promosi dan pensiun tidak boleh menjadi alasan terhambatnya sebuah pekerjaan. Tidak ada pengetahuan dan pengalaman yang hanya dimiliki atau diketahui oleh segelintir orang saja, bahkan dibuat rahasia sehingga hanya satu orang saja yang mengetahuinya. Hendaknya pegawai lain juga mampu melaksanakan atau meneruskan tugas dan fungsi yang ditinggalkan oleh pegawai yang tidak ada lagi di organisasi tersebut. Jadi sharing knowledge antar pegawai secara terus-menerus adalah sebuah keniscayaan.
Cikoko, 14 Juni 2021
Penulis : PNS di Komisi ASN-RI