BN-Perlu Anda ketahui, alih media arsip merupakan kegiatan yang digunakan untuk mengubah format arsip dan dokumen, dari bentuk fisik menjadi digital.
Alih media arsip adalah proses mengubah format arsip dari fisik menjadi digital. Alih media arsip merupakan langkah awal dalam digitalisasi arsip.
Alih media arsip bertujuan melestarikan arsip dengan menjaga keotentikannya, Mengurangi ketergantungan pada penyimpanan fisik yang mahal, Memudahkan aksesibilitas arsip, Meminimalisir kerusakan arsip, Membuat cadangan dokumen.
Metode alih media arsip:
- Metode microfilm, yaitu merekam dokumen fisik menggunakan microfilm writer
- Metode scan, yaitu memindai dokumen menggunakan scanner, kemudian tersimpan dalam fomat pdf file.
Persiapan alih media arsip:
- Pisahkan arsip-arsip fisik berdasarkan kebutuhan pengarsipannya
- Prioritaskan dokumen yang sangat penting
- Pisahkan dokumen yang masih bernilai dan wajib disimpan hingga jangka panjang dengan dokumen yang tidak penting.
Manfaat alih media arsip:
- Informasi dapat disimpan dengan lebih efisien, aman, dan mudah diakses.
- Membantu meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan informasi publik.
Alih media arsip dapat dilakukan dengan metode konversi ke dalam bentuk digital. Konversi arsip statis ke dalam bentuk digital mempunyai tujuan sebagai pelestarian dan pelayanan arsip, kebutuhan akses, keutuhan informasi arsip, dan kemudahan dalam pengelolaan.
Berikut proses Alih media Arsip;
- Proses persiapan
Pada Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 tentang Alih Media Arsip Dengan Metode Konversi menyebutkan bahwa, tahapan konversi ke bentuk digital yaitu perencanaan, penentuan prioritas, persiapan, pembuatan dan pengumpulan metadata, konversi ke bentuk digital, manajemen mutu, penyimpanan, serta penilaian dan evaluasi proses konversi ke bentuk digital. Dijelaskan lebih detail bahwa konversi arsip statis ke dalam bentuk digital untuk kebutuhan akses dalam rangka memudahkan pelayanan dan pemanfaatan arsip oleh masyarakat. Untuk kedepannya hasil arsip alih media akan di input ke dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional. Selanjutnya pengguna arsip dapat mengakses arsip melalui Jaringan Informasi Kearsipan
- Proses Pelaksanaan
Bidang Perlindungan dan Penyelamatan arsip melakukan konversi ke dalam bentuk digital terhadap koleksi arsip statis dengan memenuhi persyaratan sesuai dengan perundang- undangan. Melakukan pindai dengan menampilkan kembali informasi dalam bentuk elektronik secara utuh sesuai dengan aslinya. Konversi ke dalam bentuk digital merupakan salah satu rangka preservasi arsip. Arsip yang dilakukan alih media lebih diprioritaskan terhadap arsip dengan kondisi yang parah seperti, kertas rapuh dan tulisan rawan pudar. Dengan ini Lembaga Kearsipan Daerah dapat menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia maupun Dinas Arsip Provinsi agar dipelihara sesuai dengan ketentuan.
- Proses Evaluasi
Evaluasi alih media arsip adalah proses penilaian arsip yang dialihmediakan dari format fisik ke digital. Evaluasi ini dilakukan berdasarkan nilai guna permanen arsip.
Tahapan evaluasi alih media arsip
- Menilai arsip yang memiliki nilai guna permanen
- Menentukan jangka waktu simpan arsip
- Menentukan nasib akhir arsip
- Menentukan karakteristik fisik arsip
- Menentukan nilai intristik arsip
Manfaat alih media arsip
- Mengoptimalkan pengelolaan informasi
- Meningkatkan efisiensi operasional
- Menghemat waktu dan ruang penyimpanan
- Memudahkan penyimpanan, pengaturan, dan pencarian informasi
Langkah-langkah alih media arsip
- Menyiapkan surat atau naskah dinas yang akan dialih media
- Melakukan scanning terhadap naskah atau surat
- Membuat folder-folder pada komputer
- Membuat hyperlink atau menghubungkan antara daftar arsip dengan arsip hasil scan
- Simpan dan kelola file digital
- Gunakan sistem penamaan file yang jelas dan konsisten
- Buat struktur folder yang terorganisir
- Gunakan metadata
- Simpan arsip digital di tempat yang aman
Arsip digital memiliki banyak kelebihan, di antaranya:
- Mudah diakses: Arsip digital dapat diakses dengan cepat dan mudah dari mana saja, kapan saja, asalkan terhubung ke internet.
- Efisien: Arsip digital dapat menyimpan banyak informasi dalam ruang yang kecil.
- Mudah dibagikan: Arsip digital dapat dibagikan dengan mudah melalui email, cloud storage, atau platform kolaborasi online.
- Aman: Arsip digital dapat dilindungi dengan tindakan keamanan seperti enkripsi dan akses terbatas.
- Menunjang keberlanjutan lingkungan: Arsip digital mengurangi penggunaan kertas dan konsumsi sumber daya alam.
- Menunjang kolaborasi: Arsip digital memungkinkan tim yang terpisah geografis untuk bekerja bersama secara efisien.
- Menunjang pelayanan umum: Arsip digital dapat meningkatkan pelayanan umum yang lebih cepat, nyaman, dan aman.
- Menunjang manajemen pengawasan: Arsip digital memiliki manajemen pengawasan lebih mudah, cepat, dan lebih accountable menuju governance.
- Menunjang akuntabilitas: Arsip digital menjamin akuntabilitas.
- Menunjang paperless society: Arsip digital menghemat ruangan atau sarana prasarana.
Arsip digital memiliki beberapa kekurangan, di antaranya:
- Mudah rusak: Arsip digital bisa rusak karena kerusakan atau perubahan pada sistem komputer.
- Mudah hilang: Arsip digital bisa hilang karena terkena malware atau virus.
- Rentan serangan cyber: Arsip digital bisa diserang oleh hacker atau cyber crime lainnya.
- Mudah dipalsukan: Arsip digital mudah dipalsukan karena perkembangan teknologi yang semakin canggih.
- Bergantung pada media: Arsip digital hanya bisa dibaca atau diakses dengan menggunakan media tertentu.
- Masalah media penyimpanan: Media penyimpanan arsip bisa error karena serangan virus atau hacker.
- Masalah listrik: Jika menggunakan perangkat penyimpanan arsip yang memerlukan jaringan, maka listrik padam bisa menjadi masalah.
- Kesulitan berbagi file: Kesulitan dalam berbagi file, terutama yang tidak memiliki perangkat, format dan akses yang mendukung.
- Pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama: Pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama.
- Distribusian dokumen antar unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif: Distribusian dokumen antar unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif.